Что такое предварительная подготовка

Большинство людей, владеющих русским языком, более-менее понимают концепт «предварительной подготовки» даже без специальных объяснений (то есть, концептуальное пространство достаточно плотное). Однако на всякий случай уточним понимание концепта, чтобы избежать возможного дребезга и проблем с толкованием.

Предварительной подготовкой называем действия с объектами, выполненные заранее, до того, как результаты действий будут востребованы. Так, например, вы заранее готовите и рассылаете повестку встречи, которая будет нужна для удержания внимания участников во время встречи. Вы заранее готовите аппаратуру для показа презентаций и воду для участников конференции, хотя использоваться она будет позже. Спортсмены активно занимаются общефизической подготовкой (ОФП), чтобы развить двигательные способности (скорость, координация и так далее), которые потом будут задействоваться для развития специфичного для вида спорта мастерства (мастерства плавания, бега, футбола, фигурного катания и так далее). В рамках предварительной подготовки, как пишет Чалдини в «Психологии согласия», происходит пре-убеждение клиентов купить продукт.

Предварительная подготовка обычно проводится перед каким-либо *событием/*event, например, событием «начала работ по проведению встречи». Событием, как вы уже знаете, считаем 3D (трёхмерный) объект в определённый момент времени (срез объекта в определённый момент времени), после которого его состояние меняется. Событие «встреча» – до не было принятых решений о дальнейших действиях, после они появились; событие «повышение» – до сотрудник занимал одну должность, а после занимает другую; событие «поза бега», которая существует доли секунды во время бега:

Событие само по себе считаем длящимся 0 секунд (не имеющим протяжённости во времени), просто выделяем его как «разграничитель состояний объекта»: до события состояние было одно, после – другое.

Выделение событий так же важно для предварительной подготовки, как и составление модели действий/конструирование метода. Когда вам нужно выполнить задачу, например, договориться с инвестором об условиях, вам нужно определить или составить/сконструировать метод выполнения работы. Такое моделирование метода можно считать частью предварительной подготовки: вместо того чтобы непонятно как выполнять работу, вы сначала продумываете метод, которым работа будет выполняться. Но кроме этого часто требуется определить, что потребуется для выполнения выбранного/отмоделированного метода. Например, чтобы договориться об инвестициях на хороших условиях, помимо непосредственно практик/методов переговоров с инвестором может потребоваться провести исследование условий инвестирования в стартапы, похожие на ваш, с целью получить рабочий продукт «описание рыночных сделок», который потребуется для переговоров. Все, что мы будем делать для получения такого описания, а также для того, чтобы переговоры прошли успешно, можно называть предварительной подготовкой. Чтобы определить, что нужно подготовить к переговорам, нужна будет модель переговоров (может включать в себя темы и возможные сценарии переговоров), а также события в ходе переговоров, которые с некоторой вероятностью приведут к нужному исходу.

Предварительная подготовка будет проводиться самыми разными методами. Могут потребоваться закупки оборудования и материалов, составление описаний и так далее. Какие конкретно методы нужно применить, будет зависеть от того, к чему требуется готовиться. В самом минимальном варианте в ходе предварительной подготовки нужно будет применить методы операционного менеджмента и запланировать работы по методам с выделением ресурсов, обеспечением сотрудников инструментами, и так далее.

Например, если вы хотите делегировать задачу, нужно будет предварительно убедиться, что:

• квалификация сотрудника позволяет ему выполнять функцию;
• рабочая нагрузка сотрудника с новыми функциями будет приемлемой;
• выполнение функций соответствует его должностной инструкции и/или нужно предлагать новую должность;
• как повысится квалификация сотрудника после того, как он начнет регулярно выполнять функцию – и в какой момент потребуется повышать зарплату;
• каким образом проводить обучение сотрудника;
• каким образом будет проводиться контроль / даваться обратная связь.

Без предварительной подготовки сотрудника и заданий к делегированию легко потерпеть неудачу. Подготовка же снижает сложность делегирования и повышает выполнимость дела, сокращая в итоге время до результата.

В случае если вы сами планируете выполнение работ на текущий день, то желательно убедиться, что:

• Ваше состояние**/состояние агента-исполнителя** оптимально для выполнения задачи.

• Ваше физическое состояние оптимально для выполнения запланированных задач. Если вы не выспались, то сложные задачи вы либо вообще не сможете выполнить, либо выполните в несколько раз медленнее обычного, вам нужно будет заложить дополнительное время;
• Ваше эмоциональное состояние оптимально для выполнения запланированных задач. Если у вас конфликт (на работе или дома), по поводу которого вы сильно переживаете, то это опять-таки увеличит время выполнения. Нужно будет прикинуть, что оптимальнее с точки зрения времени до результата: решать запланированную задачу – или отложить её и заняться разрешением конфликта (хотя бы до приемлемого состояния).
• Вы можете войти в нужную роль для выполнения задачи и удержаться в роли до завершения выполнения. В какие-то дни вам будет просто легче выполнять одни роли. Например, обычно вы можете выполнить и роль инженера, и роль менеджера, но конкретно сегодня вы постоянно переключаетесь в роль инженера и отлично выполняете работу инженерными методами. Если не критично, то оптимально сконцентрироваться на выполнении такой роли.

• Задача готова/подготовлена к выполнению.

• Цель выполнения понятна;
• Метод определён и описан;
• Работы по методу нарезаны и запланированы;
• Ресурсы под работы выделены;
• Квалификации исполнителей достаточны для выполнения задач.

• Понят****ны приоритет и важность выполнения задачи.

• Задача выделена как приоритетная, нет сомнений, что нужно тратить ресурсы именно на её выполнение (а не на что-то другое). Если непонятно, стоит применить метод приоритизации задач и выбрать те, которые по-настоящему важны.

В продуктовых командах тоже будет проводиться предварительная подготовка. Они должны будут выделять время на исследования и изучение продукта/product discovery – проводящиеся не под конкретную задачу, а «вообще», для поиска проблем и возможностей для улучшения продукта. Это тоже считается частью подготовительных активностей.

Кроме того, иногда при упоминании слова/знака/термина предварительная подготовка/Full Kitting авторы учебников по операционному менеджменту будут иметь в виду не сами действия по подготовке, а время, в которое совершаются такие действия, или Full Kitting Time. Подробнее о том, что это за время и как оно с точки зрения онтологии работ отличается от других времен – в следующем подразделе.