Переключение внимания и напоминания
Как уже говорили ранее, одно из свойств внимания – переключаемость, то есть способность переводить внимание с одних объектов на другие. Благодаря наличию переключаемости агенты могут менять роли. Например, человек может закончить исполнять роль инженера на работе и войти в роль родителя. Причем сознательное переключение отличаем от отвлечения, вызванного внешними и внутренними раздражителями. Например, когда человек сознательно меняет роль с организатора встречи по работе на закупщика, он переключается. Когда во время выполнения работы в фокусе к нему приходят сотрудники и просят немедленно решить не срочную (и часто не важную) проблему, он не переключается, а отвлекается от задачи – автоматически и не по своей воле.
Количество отвлечений стараемся уменьшить, потому что они добавляют хаос и прерывают деятельность до получения рабочего продукта. Типовой пример: руководитель запланировал себе 1 час на работу в качестве операционного менеджера, собирается оценивать пропускную способность/Throughput Rate команды или предприятия за последние 2 недели и продумывать, как нужно поменять список задач для того, чтобы учесть новые вводные. Начинает выполнять работу, проходит 15 минут. Тут внезапно раздается звонок от коллеги – и вместо того, чтобы отклонить его, руководитель поднимает трубку и общается. На общение уходит 10 минут, но сразу после созвона вернуться к задаче не получается: надо немного «проветрить голову». Руководитель встает, проходится по кабинету и решает: чтобы побыстрее вернуться к делу, надо проверить почту. Проверяет почту, отвечает на письма – еще 10 минут. (Задача тем временем ожидает выполнения уже 20 минут, роль операционного менеджера не выполняется). Потом удается вернуться к задаче и проработать еще 10 минут. А затем в кабинет врывается подчинённый и начинает спрашивать, как выполнить задачу (использовать руководителя в качестве живого ChatGPT). Общаются минут 5, но после руководителю опять нужно время, чтобы вернуться к задаче, и он берёт тайм-аут на 5 минут. Возвращается к задаче – иии… осталось 5 минут на её выполнение. Конечно, руководитель «съедает» запланированный перерыв, чтобы доделать задачу хоть как-то, и сразу после этого бежит на встречу взмыленным.
Получается: формально потоковое время/Flow Time по задаче было 1 час 15 минут. Но реально над ней работали 45 минут, и те с перерывами (15 + 10 + 20). При постоянных переключениях (как в случае с проверкой почты) и отвлечениях (на звонки и ответы) внимание удерживается только на самых крупных очевидных объектах, вроде незавершенки. Более мелкое – например, то, что у вашей команды просела пропускная способность в последнее время – вы не заметите: слабые сигналы не будут зарегистрированы второй сигнальной системой. Кроме того, работа при постоянных отвлечениях и переключениях очень быстро перегружает вычислительную мощность мозга (и особенно капризной второй сигнальной системы), и вы уже к середине дня в таком режиме будете напоминать выжатый лимон и испытывать проблемы с концентрацией. В итоге послеобеденное время будет практически потеряно: вы либо ничего не сможете сделать в это время, потому что не тянете физически, либо сделаете, но завтра-послезавтра придётся переделывать.
Поэтому переключения мы стремимся сделать более управляемыми: то есть, буквально убрать из среды всё, что будет мешать и что возможно убрать. Включить режим фокуса на компьютере и телефоне, не отвечать на звонки. Делать при необходимости небольшие перерывы, но во время перерывов не хвататься за соцсети или даже за телефон (если сложно удержаться). Организовать коммуникацию: договориться с коллегами, какие каналы связи есть и какие SLA на ответ по ним (например, на почту можно отвечать раз в день, на сообщения в чатах – раз в несколько часов, звонок или личное обращение – мгновенно, но за попытку звонить или общаться лично по поводам, которые того не стоят, будут последствия).
Для того, чтобы минимизировать переключения, можно также воспользоваться напоминаниями. Мы уделяем им мало внимания, а между тем они способны помочь. Человеку, чтобы запомнить что-то хотя бы слабо, нужно не менее 5 напоминаний[1], а в современном мире часто даже больше: 7-9 (это среднее (!) количество касаний, которое требуется маркетологам и продажникам, чтобы потенциальные клиенты из «холодной» аудитории вступили во взаимодействие). Поэтому уместно следующее:
- Напомнить себе о важном: важных работах, которые надо выполнить, важных моделях, которые надо получить, и так далее – постоянно. С очередью задач и проектов вы работаете регулярно, обычно ежедневно, с обращением к ней несколько раз в течение дня. По утрам можно выделять «фокусы», на которые вы сегодня обратите внимание.
- Напоминать сотрудникам о том, что нужно действовать по методу. Не только написать инструкцию и/или чеклист, но и поставить напоминания, что нужно ими воспользоваться (лучше автоматически в операционный экзокортекс, но можно и «вручную»: напомнить лично, отправить напоминания на почту, поставить в календарь).
Напоминания сработают и тогда, когда вам надо исполнять непривычную роль. Например, вы долго были инженером, а теперь стали менеджером. Ещё долго вам будет привычнее и удобнее общаться на «инженерные» темы, вы будете избегать общения по поводу менеджерских объектов внимания на менеджерском языке (например, будете уклоняться от обсуждения выпуска и скорости выпуска). Это абсолютно естественное поведение: мозг стремится использовать автоматизмы, которые раньше работали в подобных ситуациях – но теперь ситуация изменилась. Надо помочь себе встать в роль менеджера. Можно прописать напротив каждой задачи роль, которую надо играть, чтобы выполнить её – и если роль непривычная, то заложить в потоковое время/время выполнения/Flow Time ритуал для входа в роль.
Кроме того, поможет и более глубокое погружение в новую для вас предметную область: изучение менеджмента, прослушивание лекций и подкастов на нужную тему (то есть, пропитка). Пропитка предполагает погружение агента (себя, команды) в новую информацию «с головой»: когда вы читаете тексты на тему, слушаете подкасты и записи, практикуете мышление письмом и делаете заметки – то есть, максимально увеличиваете число столкновений с незнакомой информацией. Пропитка также позволяет справиться с некоторыми проблемами удержания внимания, о чем поговорим в следующих разделах.