Зачем нужна предварительная подготовка
При изучении онтологии работ в подходе TameFlow вы можете встретиться со словом ‘Full Kitting’/«полная комплектация»/«предварительная подготовка». В учебниках по операционному менеджменту слово/знак/термин Full Kitting чаще всего отсылает к одному из следующих значений/идей/концептов/понятий:
- Full Kitting как действия/поведение/активность по подготовке к выполнению работ по ключевым методам (например, для инженера – для работ по методам разработки концепции системы, для организатора мероприятий – для работ по методам проведения мероприятий);
- Full Kitting как время, в ходе которого проводятся работы по подготовке к выполнению основных работ.
Ключевая идея предварительной подготовки/Full Kitting заключается в следующем: «просто собрать себя/команду в кучку и сделать нужные работы» можно, если работы несложные, не требуют особых ресурсов для выполнения и их не нужно выполнять часто. Но если вам нужно выполнять достаточно сложные работы, и/или требующие больших ресурсов, или часто выполняемые, например, работы по разработке концепции системы, или работы по организации мероприятий, то просто собраться и за раз сделать всё практически нереально. Более того, если вы попытаетесь так сделать, то наверняка столкнётесь с большим количеством ошибок, требующих доделок и переработок/rework, или понесёте ущерб, например, на мероприятие для клиентов не пригласят ключевых клиентов, с которыми вы бы хотели взаимодействовать чаще. Снизить число ошибок, повысить вероятность успеха в таких ситуациях как раз помогает предварительная подготовка/Full Kitting, предполагающая выполнение работ с ключевыми объектами заранее, до того, как результат этих работ будет востребован.
Однако сама идея предварительной подготовки появляется/emerges раньше, чем появляется объект «работа» в дисциплине операционного менеджмента. Понятие предварительной подготовки появляется ещё в собранности: оказывается, внимание агентов путешествует по подготовленным траекториям. Как пишут продажники[1] и переговорщики, социальные психологи[2], до 90% успеха в переговорах и заключении сделок достигается за счёт предварительной подготовки к встрече для заключения сделки (предварительного выбора тех, с кем заключать сделку, проработке метода заключения сделки и так далее). На встрече вы уже говорите с заранее выбранными исполнителями ролей, используете подготовленные (или нет) материалы и заготовки. Если заготовок нет, то сориентироваться часто сложно.
Предварительная подготовка нужна и перед встречами в компании. Если на еженедельную встречу по проекту сотрудники приходят неподготовленными, то время встречи вы де-факто тратите на сбор данных (об экземплярах объектов), которые должны были быть собраны до встречи, а не на принятие решения. Принятие решений откладывается, встреча проходит впустую, человекочасы потрачены зря. Если на встрече должно быть принято важное решение, но подготовка не была проведена, чаще выгоднее её вовсе перенести.
Предварительная подготовка нужна и при проведении оргизменений. Нередко встречаются такие ситуации: отдельная команда втихую разрабатывает регламент для, например, службы техподдержки. Регламент подготовлен прекрасно, онтологически выверен, важные объекты внимания учтены, методы работы с ними описаны, но при попытке «забросить» регламенты в команду техподдержки начинаются проблемы: сотрудники не готовы работать с применением методов, описанных в регламентах. Оргизменения замедляются или даже становятся невозможными, так как лидеры, проводившие оргизменение, не провели предварительную подготовку и не учли, что недостаточно просто разработать регламенты – надо готовить команду к работе при помощи новых методов, и подготовку команды надо проводить с дня 0 (с самого запуска проекта оргизменений). Сотрудники команды техподдержки должны знать о неизбежности оргизменений, должны быть вовлечены в составление и обкатку новых регламентов. Предварительная подготовка позволяет устранить возможные причины задержек и проблем, которые известны заранее. В быту это называется «подстелить соломку».
Предварительная подготовка позволяет настроить внимание и прекратить поведение, которое приводит к нежелательным последствиям. Когда вы ранее минимизировали количество незавершенки, уменьшали количество источников информации, которыми пользуетесь, вы минимизировали отвлечения, которые мешали вам выполнять основную работу. Когда вы планируете ставить новую привычку, например, привычку заниматься спортом, то в рамках предварительной подготовки нужно продумать, например, ваш новый маршрут работа-дом так, чтобы он проходил мимо дверей спортзала; как вы будете собирать вещи на тренировку или к какому часу сумка должна стоять у двери, и так далее. Фактически вы заранее моделируете поход на тренировку и убираете возможные причины на неё не прийти.
В рамках предварительной подготовки вам придётся много моделировать. То есть, сначала создавать первую, порождающую модель того, что нужно сделать, а затем постоянно обновлять её, превращая в разделяющую/классифицирующую/discriminative. Именно такое моделирование и постоянное (даже несколько фанатичное) обновление моделей является одним из факторов долгосрочного успеха компаний вроде клиники Мэйо/Mayo Clinic, которая является одной из лучших клиник США на протяжении более 100 лет[3].
https://scottchannell.com/discovery-call-formula-of-success-50-20-20-10/ ↩︎
«Психология согласия», Роберт Чалдини ↩︎
Management Lessons from the Mayo Clinic – Leonard L. Berry, Kent D. Seltman ↩︎