Памятка по факторам работоспособности
Вы можете распланировать ваши сессии рабочего развития, замерить скорость освоения материалов руководства и перехода работы по руководству, но регулярно проводить сессии не будет получаться, всё время что-то будет мешать. Часто причина в том, что у вас низкая работоспособность – а она низкая потому, что упущена работа с некоторыми из важных факторов высокой работоспособности:
- Сон
- Качественный досуг
- Текущая нагрузка
- Режим работы
- Способность быстро (пере)приоритизировать
- Качество рабочих продуктов
Первый фактор высокой работоспособности – сон. Недостаток сна ночью не компенсируется никакими ухищрениями в течение дня (отчасти помогает разве что дневной сон)[1]. Поэтому первое, на что стоит обратить внимание – сон. Обратитесь к упражнению 1.3 и заполните табличку, которая поможет вам оценить качество сна. Если вы регулярно спите менее 7-8 часов, поздно ложитесь, не высыпаетесь, то займитесь улучшением качества сна. Понемногу сдвигайте время засыпания (на 10-15 минут раньше, не надо пытаться сдвинуть время сразу на пару часов). Начните отслеживать качество сна по трекеру: довольно хорош, к примеру, браслет Whoop. Поставьте себе в комнату бризер или проветривайте комнату, повесьте плотные шторы, понизьте температуру в спальне, смените помещение для сна, если за окном слишком шумно.
Второй фактор высокой работоспособности – качественный досуг. Если вы много и интенсивно работаете интеллектуально, то вам нужны физические упражнения на свежем воздухе (хотя бы прогулки). Если вы много нагружаете тело, то, напротив, досуг должен быть интеллектуальным, чтобы тело и мозг были нагружены более равномерно. В случае если вы не можете выполнить рабочую задачу или работать по руководству, то часто помогает прогулка или любой другой вид досуга. Качественный досуг (тупление в соцсети к нему не относится) помогает также качественно переключиться и дать отдых мозгам. Выполните задание 1.4, чтобы оценить, сколько часов качественного досуга у вас сейчас есть. Если с ним проблема, обратитесь к заданию 7.7 и подумайте, какой досуг вы добавите в вашу жизнь[2].
Лишь третьим по важности фактором работоспособности является ваша текущая нагрузка. Создайте очередь проектов и очередь задач, куда вы соберёте все ваши проекты (в том числе личные) и все ваши задачи (в том числе личные) и введите правило «работаю только с проектами и задачами из очереди». Выстраивайте все ваши проекты и задачи в очередь (как в парках развлечений, ресторанах самообслуживания и так далее) и начинайте работу только над теми, что добавлены в очередь. Всё, что вы делаете, должно быть проявлено через экзокортекс– иначе невозможно понять вашу реальную полную нагрузку и невозможно качественно приоритизировать. Далее – взятое в работу по умолчанию имеет приоритет над новым: вы фокусируетесь на «выходе», завершении работы и устранении незавершёнки**/WorkInProgress/**WIP вместо того, чтобы постоянно брать в работу «новенькое». Почему мы нарушаем этот принцип и почему его важно соблюдать, объяснено в разделе «Концентрироваться на важном». Старайтесь доделать старое, прежде чем берёте в работу новое.
Кроме того, оцените вашу нагрузку. Она может быть слишком большой: если у вас 7-8-10 проектов одновременно, то сразу можно сказать, что какие-то проекты не получают достаточно внимания, плюс почти все проекты наверняка длятся дольше, чем могли бы (некоторые – дольше запланированного изначально). Попробуйте сразу – с ходу – выбрать более важные проекты. Более подробно эта тема раскрывается в разделе 5 «Концентрироваться на важном» (там же нужно будет выполнить соответствующие задания по выбору важного).
Если у вас ожидаются какие-то важные события, то вы можете отметить их на линии времени и продумать, какая подготовка к ним понадобится. Это тема раздела «Проводить предварительную подготовку», но вы можете сделать это и сейчас, если понимаете, что у вас большая нагрузка (и ожидается ещё больше).
Следующий фактор работоспособности – режим работы. Не все проекты можно прервать или отложить; некоторые из них придётся оставить. Но вы можете выбрать: какие проекты будут в фокусе вашего внимания (не более 1-2 одновременно; третий может быть «в работе», но активно фокусироваться едва ли получится), а какие будут переведены в «поддерживающий режим», и работы по этим проектам будут выполняться периодически. Сроки выполнения таких проектов будут растянуты по сравнению с «фокусными», но они будут как-то двигаться – и это может быть важно с других, не операционно-менеджерских точек зрения (например, с финансовой). Вы можете выбрать, например, будут ли «фокусом» ваши сессии рабочего развития – или вы будете организовывать их в «поддерживающем» режиме. Во втором случае сразу планируйте, что освоение и применение материалов руководства займет минимум в 2-3 раза больше времени.
Пятый фактор работоспособности – способность быстро (динамически, на лету) перестраивать расписание, меняя приоритеты. Прилетела новая задача? Включаем её в очередь и пересматриваем приоритеты: нужно ли отодвинуть дату (или дату и время) старта работы над какой-то из ранее выбранных задач, чтобы сделать эту? Нужно ли бросить выполнение текущей задачи? Как правило (в 99% случаев), ответ на второй вопрос – «нет». А вот на первый вы ответите самостоятельно, если у вас будет очередь (проектов, задач), а также методы приоритизации. Мы обсудим их по итогам применения материалов раздела «Концентрироваться на важном». Помним, что менять приоритеты задач и проектов, которые не взяты в работу, мы можем в любой момент – а приоритеты задач и проектов, взятых в работу, меняем в исключительных случаях, например, поменялась стратегия, определили, что это сейчас не нужно/не важно. По умолчанию стараемся так не делать и доделывать начатое хоть до какого-то результата (рабочего продукта).
Снижать вашу работоспособность, как это ни странно, может стремление с ходу получить высококачественный рабочий продукт (результат выполнения работ). Мы будем пользоваться правилом: не нужно с первого раза делать идеально, надо получить качественную четвёртую версию рабочего продукта. Первые версии рабочих продуктов обычно имеют много недостатков – которые устраняются быстрее всего, если вы быстро получаете обратную связь. Поэтому стремимся получить приемлемую первую версию рабочего продукта – и быстрее получить обратную связь, затем – вторую версию, которая должна быть получше первой, и так далее, пока не получите хороший результат. Часто он получается с третьего-пятого раза. Поэтому, вместо того чтобы откладывать выполнение заданий и вообще работу по руководству, сделайте как сможете в первый раз, отправьте на проверку; затем второй, третий и так далее. Не надо очень долго вести непонятно где «черновики», а потом переписывать на «беловик», привыкайте жить в мире «непрерывного всего». Об этом мы тоже ещё поговорим.
Опубликуйте пост в клубе МИМ, в котором вы оцениваете, что у вас сейчас с факторами, которые влияют на работоспособность: https://systemsworld.club/
Справочно: примерно 30% от общего времени в сутках (24 ч) уходит на сон, до 40% с учетом ритуалов отхода ко сну. ↩︎
Справочно: быт и досуг могут занимать 40-50% от времени в сутках; но качественный досуг часто составляет лишь 10-20% от времени на быт и досуг, или 4-8% от времени в сутках. Попробуйте увеличить количество качественного досуга и посмотрите на результаты. ↩︎