Убираем лишние работы
Чтобы выделить время на обучение, необходимо будет убрать лишние работы. Как вы уже знаете, вы можете их делегировать. Но вы также можете совсем отказаться от их выполнения (никто ничего не делает), а ещё – отложить выполнение работ.
Ситуаций, когда вы столкнётесь с «лишними» работ****ами, которые вообще не должны выполняться, будет больше, чем вы ожидали. Например, вы дали задание сотруднику изучать учебник по операционному менеджменту, рекомендованный во время нашей стажировки – The Book of TameFlow. Но на самом деле сотруднику нужно отмоделировать методы проверки гипотез в отделе простпродакшена видео[1], методы операционного менеджмента изучить можно и позже, текущей квалификации создателя в мастерстве операционного менеджмента вполне достаточно, чтобы управлять работами отдела постпродакшена. Тогда работы по изучению учебника операционного менеджмента на данный момент лишние. Более того, они могут оказаться лишними и впоследствии: роль операционного менеджера будет выполнять кто-то другой, а конкретно этот создатель сфокусируется на применении инженерных методов. К лишним работам относим и внезапные коммуникации вида «созвон на пять минут». Обычно такие созвоны возникают не потому, что они на самом деле нужны, а потому, что сотруднику лень думать: лень подумать самому, как решить вопрос, лень сформулировать и описать текстом, что он пытался делать, какой метод применил, что не получилось. Ему проще и быстрее использовать своего коллегу в качестве консультанта там, где он мог бы и должен был бы предложить решение самостоятельно. Если ваши «созвоны на 5 минут» происходят именно по этой причине, то вы точно делаете лишнюю работу. Как проверить, что работа лишняя: уточните, каков срок ответа, попросите сотрудника сформулировать вопрос текстом и предложить решения. Если все это вполне можно сделать и последствий тяжелых не будет, то вопрос вполне можно обсудить в переписке и не немедленно, а чуть позже, когда у вас будет время. Также лишними являются работы по неприоритетным проектам.
Избавление от лишних работ приведет к ускорению выпуска результатов. У агента (личности, команды, организации) есть спрос на работу («входящие запросы на выполнение работ») и есть предложение («результаты на выходе/выпуск за период времени»), которое агент может предоставить за период времени (день, неделю, месяц, квартал, полугодие, год и так далее). Спрос на работу обычно существенно превышает предложение: «работы больше, чем времени на её выполнение». Избавление от лишних работ приведёт к уменьшению спроса и меньшему числу переключений между задачами и проектами, больше внимания будет уделено важному. Поэтому необходимо периодически избавляться от лишних работ (они будут пытаться прокрасться в планы).
Скрытыми работами называем те, которые должны были попасть в план, но их в нем не оказалось, а фактически вы их потом выполняли. Скрытыми часто оказываются задачи по контролю результатов работ сотрудников: их забывают запланировать и затем выполняют «между делом». Большое число скрытых работ – одна из причин жалоб на многозадачность и перегруз. Чтобы справиться со скрытыми работами, надо вывести их во внимание: записать в экзокортексе и начать отслеживать[2], а затем и включать в план на день/неделю/месяц.
Еще можно выделить «стихийные» работы. Это работы, которые вы предусмотреть заранее не могли, в отличие от скрытых, обычно они «прилетают» из окружения. Например, внезапно вернулся давно ушедший клиент, и надо обсудить с ним возвращение к сотрудничеству. Такие работы мы тоже можем проявлять через экзокортекс. Но в отличие от скрытых, не можем заранее запланировать их выполнение на определенный день и час. Поэтому мы хотим оценить на основе реальных данных количество таких стихийных задач в штуках и в количестве потраченных на них часов. После можем подсчитать, какой процент времени от реально потраченного[3] занимает работа по таким задачам. «Стандартом» для интеллектуальной работы считается соотношение 75% планово используемого времени – 25% стихийного, однако ваше соотношение может быть другим, например, 60% планового – 40% стихийного или 85% планового – 15% стихийного. Но если ваше соотношение близко к 50% – 50% или даже еще сильнее смещено в сторону стихийного, то это обычно сигнал о проблемах. Стоит сесть и расписать, почему так получается.
То же самое вы можете предложить сделать вашим коллегам или подчиненным.
https://vc.ru/marketing/52861-postprodakshn-i-ego-rol-v-videoproizvodstve ↩︎
https://tenchat.ru/media/837735-kak-spravitsya-so-skrytymi-rabotami-chast-2 ↩︎
Вы будете считать реальное располагаемое время при выполнении заданий к разделу 3. Пока что можно замерять его так: подсчитывайте время, потраченное на выполнение задачи, от первого касания задачи (сели её выполнять) и до момента передачи рабочего продукта адресату. ↩︎