Рабочая мощность

Как операционный менеджер, планирующий свои задачи, вы хотите знать, какова ваша «производственная мощность», которую можно задействовать для выполнения дел: как рабочих, так и личных. И оказывается, что такую производственную мощность можно рассчитать не только для оборудования, но и для агентов. Только в случае агентов оценивается труд: сколько реально времени есть у работника на выполнение рабочих задач? Какой выпуск можно получить за это время?

В сутках 24 часа. При этом 40-60% от 24 часов, то есть, 10-14 часов, тратится на «минимальное техобслуживание организма» и то, чего нельзя избежать: сон (7-8 часов), еда (не в ресторане, не долгая готовка блюд дома, а быстро поесть и быстро приготовить), гигиена, поездки на работу/с работы. Это время мы исключаем из рассмотрения: сон нельзя оптимизировать, иначе мозг не будет работать нормально, часть высших когнитивных функций будет заблокирована и недоступна для использования. Время на душ и быстро поесть особо не оптимизируешь. Можно разве что ускорить поездки на работу/с работы, но такие ускорения обычно ограничены.

Реально доступное для рабочих, бытовых и так далее дел время обычно составляет 10-12 часов, реже до 14 (те составляет 40-50% от 24 часов). Распределением этого времени можно управлять в определенных рамках, этим и займемся. Все это доступное для выполнения дел время назовём рабочей мощностью/workcapacity(по аналогии с мощностью производственного оборудования) либо полным рабочим временем. Рабочую мощность дальше разделим на:

• досуговую (быт и досуг). Бытовые дела по дому нужно выполнять регулярно. Кроме того, крайне важен качественный досуг, который нагружает тело (если на работе приходится интенсивно шевелить мозгами) или мозг (если на работе очень нагружен организм, как, например, у танцоров). Качественный досуг обеспечивает отдых и восстановление и более-менее равномерную загрузку мозга и тела. На досуг и быт обычно уходит 50-55% от полного рабочего времени/рабочей мощности/work capacity.
• инвестиционную (инвестиционное время). В инвестиционное время выполняются задачи по развитию: бизнеса, себя. Это время на обучение и инвестирование в перспективные возможности (венчурного типа, то есть, высокорискованные с небольшим шансом отдачи), например, получение крупных клиентов, с которыми компания пока не работала. Если задачи по развитию отсутствуют, то рост (в должности, мастерстве) через время прекращается. На инвестиции обычно уходит 5-10% от полного рабочего времени/рабочей мощности/work capacity.
• продуктивную (продуктивное время). Текущие задачи («текучка») выполняются в продуктивное время. Если ваша работа – развивать компанию, заниматься перспективными проектами, то у вас всё равно будет разделение на «продуктивное» время, в которое выполняются текущие (для вас) задачи и поиск новых вариантов развития (инвестиционное время). Часто составляет 30-40% от полного рабочего времени/рабочей мощности/work capacity.
• л****ишнюю (зря потраченное время). Сюда идёт все, что можно было не делать: встречи, которые можно было отменить или заменить асинхронной перепиской; рабочие чаты, в которые вы безрезультатно тупите; лента новостей, которую бездумно пролистываете, и так далее. В эту категорию точно надо включать время, проведённое по итогу без пользы. Например, если вы выполняли текущие задачи, которые по-хорошему должны быть делегированы, то крайне рекомендуется записать это время не в «продуктивное», а в «лишнее» – и работать над уменьшением «лишнего» в первую очередь.

Скорее всего, на старте вы обнаружите у себя значительно перераспределенное в пользу «лишней мощности» время. Ее лучше стремиться минимизировать, и делать это регулярно: дела оттуда будут пытаться попасть обратно в список «задач к выполнению».

Досуговая мощность будет в процентном соотношении самой большой, и это нормально. Если у вас мало качественного досуга, ваша способность быстро доводить дела до конца будет падать. Когда обнаруживаете падение работоспособности, чаще всего надо пойти отдохнуть, даже если для этого надо оторвать себя от «очень важного дела».

Инвестиционную мощность мы хотим поддерживать регулярно. Если 5-10% от общей рабочей мощности занимает инвестиционная, то у вас все очень хорошо с инвестированием в будущее: лучше, чем примерно у 90% людей.

Ваша продуктивная мощность возрастет, когда вы уберете лишние дела и будете чаще отдыхать. Еще можно натренировать способность выполнять чуть больше работ – если, конечно, вам это нужно, для чего нужно будет периодически увеличивать нагрузку, а потом хорошо отдыхать и восстанавливаться.

Рабочую мощность/capacity можно рассчитывать для команды, а можно для себя лично. В командных расчетах будут свои особенности, которые описаны в книге Tame Your Work Flow (она же The Book of TameFlow) автора Steve Tendon. На расчетах для команды в данном руководстве останавливаться не будем, отметим только, что для команды нельзя учитывать внерабочее время сотрудников, а еще решать за исполнителя, сколько ему нужно времени для выполнения работ.

Обратите внимание, что процентные соотношения приведены лишь примерно. Конкретные цифры, верные для вас, вы рассчитаете самостоятельно. Кроме того, эти цифры могут меняться: во время отпуска у вас не будет (или почти не будет) продуктивного времени, зато будет много времени на досуг (и быт). Это абсолютно нормально. Расчет лишь покажет текущую ситуацию – и возможности её улучшения. Расчёт/аудит времени можно (а иногда и рекомендуется) проводить регулярно, например, раз в несколько месяцев, или когда вы вновь ощущаете себя попавшими в ситуацию многозадачности и многопроектности.