Рабочие продукты и корпоративные ритуалы как видимая форма оргизменений
Шаг оргразвития — это когда люди выполняли одну практику (реализовывали одну оргвозможность), а стали выполнять другую практику (реализовывать другую оргвозможность). Каким образом убедиться, что этот шаг сделан? Практики вообще-то невидимы, оргизменения незаметны. Их надо сделать видимыми, для этого нужно использовать моделирование, документированные модели сделают практики видимыми.
Новая практика потребует новых рабочих продуктов. Скажем, в старой практике надо заполнять вот эту большую табличку, а в новой практике — вот эту маленькую. В старой практике использовали вот этот станок, а в новой — вон тот. Дальше смотрим в жизни, что заполняют или с каким станком работают — и легко увидеть, по какой практике они работают, по новой или по старой. Новая практика — это переход на новые рабочие продукты. Смотрим на рабочие продукты, которые люди меняют, на инструментарий, который используют для этих изменений. Если используют старые, а должны были уже использовать новые — никакого шага развития не произошло:
- Чего-то не хватает в постановке практики (не настроено оборудование, не настроен софт, нет ожидания нового продукта дальше по конвейеру, невозможно протестировать старыми тестами новый продукт, и даже «не настроена голова», то есть не проведено обучение новой практике, а ещё нет комплектующих, сырья, форм учёта для новой практики).
- Нет времени разбираться и получать беглость в новой практике, а кто-то стоит над душой — принимаем решение работать бегло по старой практике. А поскольку всегда некогда, то по новой практике так и не работаем.
- Есть сомнения, что новая практика даст хорошие результаты (при этом «хорошие результаты» понимаются очень по-разному разными людьми!)
- Не хочется быть «белой вороной» и делать что-то необычное, поэтому делаем всё по-старому и не выделяемся из массы, к нам не будет лишних вопросов «а что это ты делаешь и зачем».
- Банально не выданы полномочия работать по новой практике в форме, которая будет сочтена достаточной (например, устное указание есть, но письменного приказа не было). То есть «практика поставлена, но это не оргвозможность».
Поэтому в простейшей форме новая практика оформляется как чеклист, который необходимо пройти. Внимание к выполнению именно новой практики должно быть поддержано внешне, технически, удерживаться рабочими продуктами (и чеклист прохождения операций по новой практике тут — хорошее решение). Конечно, это требует дисциплины прохождения чеклистов. Но кто недисциплинирован настолько, что не в состоянии проходить чеклисты (то есть не удерживает внимания на важном, даже если это внимание поддержано технологически в экзокортексе или других рабочих продуктах) — те должны быть уволены как не способные к коллективному труду вообще. Ну, или они должны быть настолько выгодны, что к ним может быть приставлен сотрудник-нянька, который заполняет для них чеклисты, но честно рапортует, если практика по этим чеклистам была не выполнена. В любом случае: нет перехода на новые рабочие продукты (и эти новые рабочие продукты надо тщательно готовить)****— нет выполнения новой практики. Проверьте, есть ли в вашем шаге развития новые рабочие продукты, по которым вы сможете проверить, выполняется ли в жизни новая практика, или старая, или вообще никакая.
Внимание к новой практике также должно быть поддержано социотехнически, её выполнение должно быть социально приемлемым. Это происходит путём выполнения «ритуальных совещаний» по старту выполнения новой практики. У этих совещаний нет никаких других функций, кроме как продемонстрировать всем причастным (и по возможности непричастным! Их одобрение для причастных тоже нужно!) общеизвестность новой практики, что у этой новой практики нет противников, все возражения сняты, все замечания учтены. На этих совещаниях работает не рациональное мышление, а интуитивное — и считывается не столько содержание речей, сколько «общая атмосфера»: согласие или несогласие с новой практикой, отсутствие возражений и энтузиазм или наоборот, известные проблемы и общая осторожность. Такие «ритуальные» совещания могут быть во множестве самых разных форм, начиная от классического kick-off meeting в проектном управлении и заканчивая тематическим семинаром-совещанием. Семинар-совещание — это такая форма, где основное время идёт «семинар» по содержательным аспектам новой практики (выступают эксперты, консультанты, опытные пользователи, научные работники и т.д.), это происходит как университетский семинар, без учёта полномочий, «все равны перед наукой», а последние пять минут происходит «совещание», где присутствующий начальник раздаёт поручения под запись их в issue tracker, или как раньше говорили, «под протокол», и главные поручения тут — «выделить ресурсы, начать практиковать».
Для подобных «ритуальных встреч» важно, чтобы вся ознакомительная работа по новой практике была проведена до совещания. На самом таком совещании нет прояснения непонятностей, нет принятия решений по каким-то важным вопросам, никакой содержательной работы. Если будут обсуждаться какие-то всплывшие проблемы, то это просто означает, что «новая практика ещё не готова, ей заниматься рановато», и если люди поймут результаты совещания так, то это будет неуспех. Придётся эти все вопросы решать, доводить результаты решения этих вопросов до всех участников до совещания (а не в ходе совещания!), а потом делать новое совещание — чтобы все убедились, что «проблем нет, все это знают». Это совещание — просто «социальный ритуал»: люди должны поглядеть друг на друга и осознать, что нет проблем с новой практикой не только у них самих (ибо с ними самими уже поговорили, возможно неоднократно, ещё до этого совещания), но и у коллег.
По сути дела, всё это меры по повышению предсказуемости ситуации перехода на новую практику: совещание, где декларируется новая практика и объявляется о старте работы по новой практике, но по факту никто не высказывает своей обеспокоенности новшествами (ибо реально все вопросы уже отвечены), вызывает у людей чувство предсказуемости ситуации, поэтому они много легче приступают к работе по новой практике. Не пренебрегайте такими встречами перед крупными нововведениями, и не забывайте, что вы должны снять все проблемы и просто озабоченности до совещания. По старинной советской традиции этот способ проведения совещаний (когда со всеми участниками совещания проводится индивидуальная работа по тем решениям, которые будут озвучены на совещании, и снимаются их индивидуальные возражения или даже просто даются ответы на их вопросы) называется «готовить вопрос». Не забывайте «готовить вопрос» по шагам развития.