Как классифицировать работы и составлять бюджет времени
Для того чтобы удобным образом планировать и составлять бюджет времени, введем простую классификацию задач и работ по следующим типам:
- Важные или Текущие;
- Постоянные или Временные;
- Плановые или Срочные.
То есть любая задача и работа могут быть либо Важной-Текущей, либо Постоянной-Временной, либо Плановой-Срочной. Например, задача учиться фундаментальным знаниям является одновременно Важной, Постоянной и Плановой, а участие в оперативке на своем предприятии будет одновременно Текущей, Постоянной и Плановой, но может быть и Срочной, если вам придется участвовать в незапланированном совещании.
Сейчас это может показаться излишне сложным, но дочитайте внимательно до конца, ознакомьтесь с примерами, и вы поймете, что уже многое делаете. Вы сами можете привести примеры разных вариантов, при этом имейте в виду, что типизация субъективна, и только вы знаете, куда отнести конкретную работу. Давайте далее разберемся с каждым типом и покажем, как они используются в планировании.
В подразделе «Как принимать стратегические решения» раздела 8 «Стратегирование» шла речь о важных решениях. Здесь мы будем говорить только о Важных задачах и соответствующих работах, хотя важные решения принимаются относительно неудовлетворенностей, проектов, систем, методов и ресурсов.
Важные задачи (и работы) – это те, которые приближают нас к долгосрочным целям и касаются развития, а текущие работы – это операционная или повседневная деятельность. Срочные – это те, которые требуют обязательного внеочередного внимания сейчас или в ближайшее время, а плановые – это те, которые запланированы на сессии стратегирования. Постоянные задачи и работы не имеют определенного срока окончания, а Временные – имеют дедлайны или известно, что они когда-то закончатся.
Для того чтобы лучше понять это разделение, давайте представим автомобильный конвейер.
Представьте себе ежедневную работу автомобильного конвейера. Работы на конвейере, которые выполняются разными сотрудниками, являются Т****екущими, или можно назвать их повседневными, обычными и заранее описанными или формализованными. Часто на текущие работы составляются чек-листы, утверждаются нормы выработки, и заранее понятен результат. При этом нельзя говорить, что текущими работами можно пожертвовать. Нет, конвейер не может остановиться, поскольку тогда компания понесет убытки.
Важное – это то, что направлено на развитие конвейера (всей компании), в том числе на то, чтобы предусмотреть возможные проблемы в будущем. Здесь могут быть работы, связанные с анализом автомобильного рынка и спроса, с разработкой новых моделей автомобилей и с перестройкой самого конвейера (включая освоение новых методов, технологий и обучение команды). Важно, что это непосредственно связано с инвестированным временем, поскольку в этой деятельности обязательно происходит развитие вашего жизненного мастерства.
В Текущих вы оперируете уже известными методами, а Важное обычно связано с новыми методами работы. По текущим и важным работам рекомендуется вести учет времени, то есть проводить ритуал входа в роли или осознанно стартовать эти работы. При этом Важное – это не просто учтенное время, а еще и инвестированное время.
Преимущественно текущие и важные работы заранее планируются, то есть они являются плановыми и определяются на сессии планирования[1]. Поэтому перечень задач и план работ на неделю — это всё по определению плановые задачи и работы. Но между сессиями стратегирования и планирования может случиться всякое, и поэтому может появляться Срочное. Так, например, команда обязана решать любые вопросы, которые касаются бесперебойного функционирования конвейера, и при необходимости устранять возникающие проблемы типа форс-мажоров, когда конвейер останавливается или работает не так, как ему положено. Такие пожарные работы мы называем Срочными. Срочные работы часто не формализованы, и не всегда ясно, сколько потребуется на них времени. Если конвейер хорошо отстроен и постоянно развивается (то есть заранее устраняются некоторые возможные проблемы), то количество срочных работ не сильно досаждает команде. Конечно, нельзя полностью предусмотреть всё, но постоянно уделять внимание Важному обязательно.
Метафора автомобильного конвейера применима к любому человеку, который выполняет менеджерские функции хотя бы для организации себя. У каждого есть символический конвейер, на котором он выполняет множество разных дел. И часто им нет конца и края. А если этот конвейер плохо организован и редко обновляется, то с ним постоянно возникают проблемы. Вам приходится затыкать дыры и тратить уйму времени на срочные работы, в глубине души осознавая, что это ненормально.
Дело в том, что большое количество С****рочного обычно является прямым результатом того, что вы мало внимания уделяете В****ажному. Ведь если вовремя обслуживать и модернизировать конвейер стратегирования и планирования (и своё мастерство), то он всегда будет отвечать веяниям времени и работать как часы по Текущему и Плановому. Срочное, конечно, будет случаться, но это будут исключительные случаи, а не повседневные ситуации.
Итак, обычно Важное и Текущее планируется в течение сессии стратегирования, и поэтому их большая часть является Плановым. Но иногда появляется что-то, что необходимо сделать сегодня или на этой неделе. Тогда эти работы называем Срочным. Важные и текущие работы получаются из плановых задач, список которых ведем в таблице задач по приоритетным проектам (например, в coda). А срочные работы, появляющиеся в течение недели, записываются в план работ, который может вестись в трекере Помодоро. При этом добавлять Срочные в перечень задач нет смысла.
Если в течение дня возникает что-то Срочное, то оно должно быть выполнено сегодня или на текущей неделе (до сессии стратегирования), иначе это не Срочное, и тогда его можно записать в мимолетную заметку, чтобы разобрать на ближайшей сессии стратегирования. Следуя принципу не делать ничего, что не записано в план, это Срочное необходимо записать в план работ на день или на текущую неделю. Нет необходимости вносить в план работ на день то, что можно выполнить за две минуты. Как постулирует Дэвид Аллен: «Если что-то можешь сделать за две минуты, это должно быть сделано немедленно», не надо тратить на это время, записывая в список дел. Но если что-то требует большего времени или у вас нет возможности это сделать прямо сейчас, но появится через час, то запишите эту работу в план работ на день[2].
В зависимости от вашей должности на работе, степени занятости или образа жизни вы можете по-разному распределить плановый бюджет времени на Важное, Текущее и Срочное. Например, в день 1-5 часа на Важное[3], 3-7 часов на Текущее, а вот сколько будет Срочного представить невозможно. Однако, если по факту у вас много Срочного, то значит у вас плохо поставлены практики стратегирования и планирования.
Обратите внимание, что в****ажные работы должны быть обязательно запланированы на каждый день[4], причем их необходимо ставить на максимально защищенные временные промежутки. То есть тогда, когда вероятность их выполнения максимальна. Например, обучение желательно планировать на утро, потому что вероятность заниматься вечером намного меньше из-за меньшего количества внимания и энергии, а также из-за сложившихся привычек или накопившихся за день срочных дел. В целом, можно взять на вооружение универсальный принцип: инвестиционные проекты лучше реализовывать в первой половине дня, а текучку – во второй половине дня.
Кроме типов Важное-Текущее-Срочное каждую задачу или работу необходимо типизировать по принципу постоянства её выполнения:
- Постоянные задачи (работы) – это те задачи, которые выполняются не просто регулярно, а имеют постоянный характер без какого-то понятного срока окончания. Например, это личное обучение, участие в постоянной оперативке (если не знаете когда уволитесь), проведение сессии стратегирования и т.п. Все эти задачи (и последующие формулировки работ) должны выполняться систематически, и они не имеют явного срока окончания.
- Временные задачи (работы) – это задачи, которые могут выполняться какое-то время, но имеют определенный дедлайн или понятно, что они не навсегда. Например, подготовка к конференции, написание первой версии учебника (хотя не всегда понятен срок, но это явно конечное дело) или постановка задачи для сотрудника по какому-то уникальному вопросу.
Подобное разделение дает ритмичность от недели к неделе и позволяет удобным образом формировать бюджет времени, поскольку на каждой сессии стратегирования вам нужно будет только пересматривать выделяемое время на постоянные работы на ближайшую неделю, что значительно сокращает трудоемкость планирования. По временным работам придется определять не только время, но и формулировки. В целом, сумма общего времени на постоянные и временные работы на неделю (и отдельно на день) позволяет сформировать бюджет времени.
По итогу стратегирования[5] и моделирования у нас получаются задачи, которые в рамках планирования классифицируются по типам, а далее из них формулируются работы.
Ниже приведен пример перечня задач, классифицированных по типам: Важная-Текущая и Постоянная-Временная. В этой таблице нет смысла выделять колонку «Плановое/Срочное», потому что все задачи являются Плановыми, а Срочные предугадать невозможно (однако, когда они появятся, то будут записаны в трекер Помодоро[6], то есть обратите внимание, что нецелесообразно выполнять работы, которые не записаны в план работ). Из этих задач потом работы записываются в трекер Помодоро и/или в календарь. При этом сама таблица с перечнем задач может находиться в Coda или другом моделере, к которому вы обращаетесь на сессиях стратегирования и планирования.[7]. То есть плановые задачи могут формироваться в отдельной таблице в моделере[8], а потом из этого перечня формулируются плановые работы в трекере Помодоро (причем из одной задачи может быть несколько работ), в который в течение дня могут попадать срочные работы.
| Задача | Часы в неделю | **Важная/**Текущая | **Постоянная/**Временная |
| 1.1. Написать рабочие материалы для разработки ИТ-программы моего стартап (концепции использования и т.п.), в том числе посредством мышления письмом. | 10 | Важная | Постоянная |
| 2.1. Организовать развитие стартапа | 5 | Важное | Постоянная |
| 2.2. Подготовиться и провести встречу с компанией Х для заключения договора о сотрудничестве. | 1 | Важная | Временная: с 1 декабря и до встречи 14 декабря |
| 2.3. Провести встречу с компанией Y для привлечения займа. | 2 | Важное | Временная: срок - 5 декабря |
| 3.1. Проходить фундаментальное обучение — не менее 1 часа каждый день | 7 | Важное | Постоянная |
| 3.2. Провести личную сессию стратегирования — раз в неделю | 1 | Важное | Постоянная |
| 3.3. Изучать иностранный язык - каждый день не менее 45 минут | 5 | Важное | Постоянная |
| 3.4. Создать описание по конвейеру для продвижения личного бренда, включая написание постов, формирование контент-плана и публикацию | 3 | Текущее | Временная: в течение 2 недель до 14 декабря |
| 4.1. Провести оперативки и встречи с командой: ИТ-команда, служба продвижения, бэк-офис и другие | 6 | Текущая | Постоянная |
| 4.2. Провести собеседование с кандидатами на должность главного архитектора. | 3 | Текущее | Временная: желательно до конца месяца |
| 4.3. Разработать ТЗ для дизайнера по новому сайту с учетом результатов JTBD-исследования. | 4 | Текущее | Временная: на этой неделе |
| 4.4. Сформировать предложения по обновлению аналитики для службы продвижения, в том числе изучить SoTA | 3 | Текущее | Временная: еще требуется две недели |
| 4.5. Найти и записаться на курс по привлечению инвестиций | 1 | Текущее | Временная: до конца года, чтобы начать со следующего |
| 4.6. Провести закупку дополнительной мебели в офис по ранее подготовленным материалам уволившегося офис-менеджера. | 2 | Текущее | Временная: до 20 декабря |
| Всего (часов)****: | 53 | Важные – 31**, Текущ****ие** -- 22 | Постоянные – 34, Временные -- 19 |
Итого, в этом примере на неделю по всем задачам бюджет времени составляет 53 часа: при этом Важные – 31 час, Текущие – 22 часа, Постоянные – 34 часа, Временные – 19 часов. Здесь приведён пример одного из сооснователей стартапа, который большую часть времени посвящает развитию, и поэтому у него много Важного, но у вас может быть наоборот — больше Текущего. В таблице номер каждой задачи определяет проект (первая цифра) и порядковый номер задачи в каждом проекте (вторая цифра): 1. Проект разработки ИТ-программы для стартапа; 2. Проект организационного развития компании и команды; 3. Проект личного саморазвития; 4. Все мои операционные задачи.
Обратите внимание, что в таблице довольно много времени выделяется на Постоянные работы, что позволяет работать более ритмично каждую неделю. При этом каждая работа может быть декомпозирована на более мелкие работы, и для этого можно использовать чек-листы.
Здесь мы руководствуемся общим принципом того, что не надо перегружать списки. То есть в каждом списке — по приоритетным проектам, по задачам в каждом проекте, по формулировкам работ — желательно иметь не более 3-5 объектов внимания. Конечно, можно и больше, но начинать лучше с минимального числа. Например, если вы представляете много задач по проекту, то рекомендуется в перечне выделять первые две задачи отдельно, а остальные, начиная с третьей, записывать в одну ячейку третьей строки. Тогда в вашем перечне задач по каждому проекту будет всегда не более трёх строк; при этом главное внимание будет первым двум работам, а из третьей строки вы будете доставать другие задачи, когда будут выполнены первые две.
В отношении формулировок работ будет другая рекомендация отличная от перечня задач. Здесь лучше использовать чек-листы. То есть в плане работ записываем все работы в своей строке, но некоторые работы собираем в общий чек-лист. Например, вы можете сформулировать общую работу: «Завтра утром провести влажную уборку в своей комнате». А дальше у вас может быть чек-лист:
— вытереть пыль с полок и других поверхностей;
— помыть полы;
— пропылесосить ковер;
— т.п.
Данный чек-лист позволяет не писать в план работ все эти мелкие работы, а записать в него только общую работу. Соответственно, по многим постоянным работам у вас может быть свой список мелких работ, который вы можете вести в трекере Помодоро (в хорошем трекере есть возможность сделать к каждой работе свой чек-лист). Какие формулировки мелких работ выделять в чек-лист зависит от вас, но вы можете еще ознакомиться с этой практикой по книге Атула Гаванде «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям».
То есть все, что не запланировано в плане работ на неделю ↩︎
План работ на неделю и день желательно вести в трекере Помодоро, чтобы сразу учитывать время. Срочные работы (не на 2 минуты) можно также записывать в трекер в отдельный проект «Срочные», если вы готовы их выполнить на текущей неделе. Иначе записывайте их в мимолетные заметки. ↩︎
Важное – это инвестированное время, общее количество которого и процент в общем учтенном времени может варьироваться в зависимости от степени мастерства инвестирования и учета времени. Смотри подраздел «Основные количественные параметры практики инвестирования и учета времени» раздела 2 «Инвестирование и учет времени». ↩︎
Это повышает вероятность того, что в будущем будет меньше Срочного. Вы можете начинать на Важное хотя бы по 1 часу в день, и далее по мере развития степени мастерства и должностного роста количество инвестированного времени будет занимать существенную долю от всего рабочего времени. Как минимум, половину. ↩︎
То есть после проработки проблем (возможностей), неудовлетворенностей, эмоций (чувств), а также выделения методов и приоритетных проектов. ↩︎
Или в другой экзокортекс, где вы ведете план работы на неделю и день. Но трекер Помодоро для этого подходит лучше всего, поскольку вы сразу можете учитывать время на конкретную работу. ↩︎
Помним, что задача отличается от формулировки работ тем, что в последней указывает кто, когда и с какими ресурсами должен получить рабочий продукт. Данная таблица с перечнем задач содержит только часть необходимой информации для формулирования работы, а остальное будет указано в календаре и/или в трекере Помодоро, где можно указать конкретные дни недели для соответствующих работ. ↩︎
Некоторые наши выпускники имеют одну таблицу задач и работ в Obsidian, в котором также имеется трекер Помодоро. ↩︎