Рабочие продукты по практике планирования

В процессе применения практики личного планирования создаются следующие рабочие продукты, которые обязательно должны храниться в определенных частях экзокортекса:

1. Перечень задач в разных разрезах (по типам);
2. План работ с выделенными рабочими продуктами;
3. Бюджет времени
4. Список дел на день (по необходимости)^[1];
5. Календарь с занятыми слотами времени;
6. Распорядок или режим дня;
7. Другие.

Перечень****задач необходимо вести постоянно, чтобы учитывать задачи по приоритетным^[2] проектам. Его можно составлять в разных разрезах по типам работ Важное-Текущее, Постоянное-Временное. Перечень работ получается из списка приоритетных проектов и на его основе формируется План работ и бюджет времени на неделю. Перечень задач может находится в моделере Coda. Рассмотрение и актуализация плана происходит, как минимум, раз в неделю на сессии стратегирования.

План работ обычно составляется на неделю исходя из перечня задач. В плане работ можно выделить все проекты и формулировки работ по каждому проекту, разбить все работы по дням недели или ввести разные типы: Важное-Текущее, Постоянное-Временное, Срочное. Кроме того, в плане работ определяются рабочие продукты и плановое время на каждую работу. Обновление плана работ происходит не только на сессии стратегирования, но также он может меняться ежедневно.

Также вы можете составлять в рамках плана работ список дел на день в форме чек-листа. Например, записать в этот чек-лист такие дела как выпить стакан воды перед едой^[3]. Отличие этого списка дел от плана работ в том, что на эти дела необязательно учитывать время.

План работ можно синхронизировать с календарем^[4]. В календаре желательно указывать работы, у которых есть точное время их исполнения (встречи). В календаре можно выделять слоты времени на важные работы. Например, вы можете выделить слоты в 1–2 часа каждый день, которые будете посвящать прохождению руководства. В какой-то день вы занимаетесь утром, а когда-то вечером (хотя тренировки утром более предпочтительны). Рекомендуется в нем держать работы, которые формулируются как «провести встречу с кем-то по такому-то вопросу»^[5]. Кроме того, в календаре можно отметить слоты времени на работы, которые повторяются еженедельно. Например, совещания, стратегические сессии, учеба, отдельные практики досуга и т.п. При этом желательно не заполнять календарь под завязку.

Для повышения ритмичности вы можете поработать с распорядком дня(или режимом дня), который позволит найти излишки времени, а также снизит затраты на переключение внимания. В распорядке дня вы фиксируете примерное время подъема и отбоя, а также общие принципы работы и отдыха^[6]. Соблюдать режим дня особенно необходимо, когда вы занимаетесь чем-то важным в какой-то период жизни. Обратив внимание на распорядок дня, вы можете постепенно переносить вечерние часы (которые часто проводятся непродуктивно и исходя их сложившихся автоматизмов) на утреннее время^[7].

Вы можете сравнивать себя со спортсменом, который готовится к соревнованиям и поэтому неукоснительно соблюдает режим дня. Однако в отличие от спортсменов, деятелю необходима постоянная концентрация внимания на режиме, ведь можно рассматривать всю жизнь как процесс конкуренции^[8]. Как минимум, вы конкурируете за бОльшие деньги, чем у вас есть сейчас. Четкое и систематическое следование распорядку дня даёт намного больше результатов, чем любые другие практики повышения продуктивности или применение лучших профессиональных практик^[9]. Ничто так легко не игнорируется и ничто так легко не приносит пользу, как режим дня.

Кроме вышеуказанных рабочих продуктов практики планирования, у вас могут появиться и другие^[10]. Например, вы можете собирать список текстов и публикаций в сети, которые хотите прочитать в свои крошки времени. Соответственно, работа будет сформулирована так: «между помидорками отдыхаю и отжимаюсь 30 раз» или «когда появятся крошки времени, я прочитаю вот эти материалы, которые находятся в таком-то списке и составлю по необходимости заметку». Сама формулировка работы необязательно должна попасть в какой-то экзокортекс^[11], так просто удобнее приучить себя. Можно выработать привычку замечать крошки времени и при этом сразу начинать выполнять соответствующие работы, которые касаются изучения материалов из списка «Список работ для крошек времени».

В конце еще раз подчеркнем, что основные рабочие продукты планирования необходимо хранить в экзокортексе^[12]. При этом экзокортекс в части планирования можно распределить по нескольким программам. Например, у вас может быть план задач в coda, план работ в трекере Focus To Do и встречи в Google Calendar.

---

1. Входит в план работ на день. Обычно в список дел попадают срочные работы на день. ↩︎

2. Их можно разделить на рабочие и личные, классифицировать по любому другому признаку или вести простым списком. ↩︎

3. Можно вешать чек-лист на видных местах: на зеркале в ванной или на холодильнике. ↩︎

4. Coda позволяет синхронизироваться с Google Calendar. ↩︎

5. При этом не забывайте по итогам встречи составлять заметки (протоколы), которые потом должны попадать в другие рабочие продукты. Например, в черновики постов, план работ и т. п. ↩︎

6. Например, вы можете установить, что с утра вы выполняете интеллектуальную работу (учеба и новые проекты), днем преимущественно операционка, а вечером досуг и активный отдых. Для тех, у кого более свободный график, можно разделить день на три части: утром – интеллектуальная деятельность, днем – досуг и отдых, вечером – операционная деятельность (встречи, совещания и т.п.). Обратите внимание, что такое разделение лишь общий принцип, а каждый день может планироваться по-своему. ↩︎

7. Начните отходить ко сну постепенно на 15, 30, 60 минут раньше, а утреннее время старайтесь инвестировать в обучение. Такая привычка раннего отхода ко сну и систематического утреннего обучения на протяжении всей жизни даст больше эффекта, чем какое-то профессиональное мастерство. ↩︎

8. Деятель в отличие от спортсмена «выступает» каждый день, и он каждый день должен быть в отличной форме. В то время как спортсмену нужно выходить на пик формы только к соревнованиям. ↩︎

9. Часто на поиск лучших практик и на их использование затрачивают значительные ресурсы, при этом только простое соблюдение режима может дать намного больший прирост эффективности. Искать лучшие практики необходимо, когда эффективность режима дня уже полностью реализована. ↩︎

10. Кроме приведенного примера, вы можете составлять список всех рабочих продуктов, которые вы создали в течение дня. Это и есть главный результат работы за день. Соответственно, эти работы были когда-то запланированы. ↩︎

11. Хотя на первых порах вы можете записывать такую работу в план работ в проекте «Текущие дела». ↩︎

12. Но необязательно весь экзокортекс должен быть в компьютере или смартфоне. Например, многие используют листок бумаги для составления списка работ на день. ↩︎