Принципы практики планирования
Практика планирования — это деятельность, которой осознанно занимается человек-деятель, чтобы эффективно использовать ресурсы для достижения желаемых результатов. Мастерство планирования развивается за счет практики планирования, которая в числе прочего базируется на следующих принципах:
- Не путай****те стратегирование, системное моделирование, планирование и исполнение планов работ. Необходимо различать данные понятия и основные рабочие продукты, которые получаются на соответствующих стадиях. На стадии стратегирования определяются приоритетные проекты по созданию систем. Системное моделирование[1] позволяет через описание системы и проекта получить изложенные в логическом порядке задачи, которые имеют желательный срок исполнения. Планирование позволяет определить задачи по разным типам и сформулировать работы, которые должны быть выполнены в конкретное физическое время с использованием минимальных ресурсов. А исполнение планов – это непосредственное создание рабочих продуктов с использованием прикладного мастерства (использованием прикладных практик).
- Планируй****те и спи****те спокойно. Мастерство планирования придает уверенность в собственных силах. Планирование в связке со стратегированием увеличивает предсказуемость будущих действий и потенциально снижает вероятность неприятностей. Планированием можно заменить медитацию[2], что оказывается намного продуктивнее: медитируйте планированием хоть каждый день, используя для этого перечень задач и план работ.
- Ускоряйте поток работ при минимизации их стоимости**.** Планирование работ помогает найти решение задачи, которое требует минимальных издержек. Для этого нужно соответствующим образом нарезать работы, расположить их в определенном порядке, назначить исполнителей и выделить ресурсы (бюджет времени). При этом важно, чтобы при прочих равных, эти ресурсы были минимальными.
- Планирование важнее, чем план. План является важным рабочим продуктом. И он должен быть всегда, без него никуда. Но важнее поставить регулярный процесс планирования (реализовывать практику), в рамках которого вы работаете и постоянно обновляете свой план работ задач на определенный горизонт планирования.
- Планир****уйте на разных временных промежутках**, и не делайте ничего, что не записано в план****.** Планировать работы можно на любой временной промежуток: что я буду делать прямо сейчас или в течение часа, дня, недели, месяца, года. Все выполняемые работы желательно записывать в план (список дел на день), и не допускать скрытых работ. При этом запланированное необходимо периодически пересматривать (хоть каждый день, адаптируя бюджет времени на день), в том числе по итогам стратегирования. Горизонт стратегирования связан с неудовлетворенностями и проектами, а горизонт планирования – с задачами и работами. При этом оба горизонта могут быть на разных временных промежутках.
- Веди****те один план работ на все проекты. Желательно не разделять рабочее и личное время, или не разделять проекты по разным планам, поскольку тогда их будет тяжело связывать между собой. Большинство работ вы будете выполнять самостоятельно и использовать свой главный ресурс – время. Поэтому желательно сразу определять задачи по всем приоритетным проектам, а также по текущим делам в одном перечне задач. Далее вы можете иметь детальный план работ, который получается из перечня задач по проектам и еще в нем могут быть формулировки срочных дел, которые возникли и должны быть выполнены в течение дня. В этом случае нет смысла их записывать в перечень задач.
- Ритмичность планирования в течение дня**,** недели, месяца. При разработке перечня задач учитывайте свой ритм жизни. Например, время, когда вы ложитесь спать и встаете, выходные дни или их отсутствие, наличие поездок в течение недели или месяца, и отпуска – в течение года. Все это влияет на то, как вы выстроите свой распорядок или режим дня. Ритмичность в течение дня или недели придает спокойствие и снижает транзакционные издержки при перепланировании, а также экономит внимание. А непрерывное планирование на сравнительно небольшие шаги вперёд помогает формулировать работы в ситуации неопределённости.
- Повторяющиеся работы желательно выполнять на автомате. Если вы делаете что-то постоянно, то постарайтесь довести это до автоматизма. Это позволит не включать контроль за этим процессом в экзокортекс. Например, чистку зубов или мытье в душе мы не включаем в план работ или календарь[3]. Точно также можно довести до автоматизма утреннюю зарядку, стакан воды натощак или привычку использовать крошки времени[4]. Но до появления автоматизма желательно включать в план эти повторяющиеся работы на каждый день.
- Не увлекай****тесь дедлайнами. Не ставьте себе много дедлайнов и старайтесь перевести дедлайны, которые кто-то устанавливает вам, в другие показатели. Большое количество дедлайнов негативно сказывается на эмоциональном состоянии[5]. При этом, когда вы живете в мире дедлайнов по разным проектам, это не позволяет качественно планировать[6]. Необходимо уменьшать количество приоритетных проектов, в которых вы участвуете, чтобы уменьшить общее число источников дедлайнов. Лучше переводить дедлайны во время, которое вы готовы инвестировать в определенную работу или проект[7]. Но совсем без дедлайнов не получится, однако, если они будут исключением, то тогда больше вероятность, что вы эти единичные дедлайны исполните вовремя.
- Каждой работе свое время и окружение. При планировании работ необходимо понимать, когда и где вы будете выполнять соответствующую работу. Речь про окружение. Например, изучать руководство желательно на своем рабочем месте и в первой половине дня, а чтобы ознакомиться с чужим постом подойдут крошки времени. Важные работы желательно выполнять в более защищенное время и в удобном месте, где думать более продуктивная обстановка.
- Формулировка работы важна. Обратите внимание, что необходимо учитывать в хорошей формулировке работы: Кто или Какой исполнитель (ФИО), в какой Срок, в какой Роли, по какой Практике, с какими Ресурсами должен получить определенный Рабочий продукт[8].
- Используй****те мимолетные заметки для планирования. В течение дня вас посещают разные мысли и идеи. Записывайте их в мимолетные заметки, которые потом разбирайте. Некоторые из этих заметок могут касаться работ, поэтому переносите их (и уточняйте во время переноса) в соответствующие рабочие продукты практики планирования.
- Результат выполнения запланированной работы – рабочий продукт. Всегда держите во внимании, что работа должна привести к какому-то изменению физического мира. То есть в результате работы в мире должно что-то появиться. Мы называем это рабочим продуктом (документом или системой), но вы в процессе планирования должны иметь в виду что-то конкретное. Например, написанный и опубликованный пост, вкрученную лампочку или написанный софт.
- Смело планируй****те обучение в рабочее время. Вы учитесь для того, чтобы лучше работать и то, чему вы обучаетесь, постарайтесь сразу использовать в работе. Вернее, вы обучаетесь на своих рабочих кейсах. Например, вы изучаете мышление письмом прямо во время рабочего дня, когда применяете его в своей работе.
- Держи****те под контролем ресурсы. Планирование зависит от наличия и доступности ресурсов. Вам важно понимать, каким ресурсом (время, деньги, мастерство и другие) вы располагаете в течение дня, недели или месяца, чтобы запланировать под них соответствующие работы. В этой связи важно из практики инвестирования и учета времени определить доступное вам время для работы.
- Открывайте день планированием, закрывайте – списком рабочих продуктов. Желательно каждое утро[9] просматривать планы на день, чтобы по необходимости вносить корректировки (например, по бюджету времени на день) или лучше фокусировать внимание. В конце дня важно перечислить для себя те рабочие продукты, которые вы сделали за день. Именно рабочие продукты закрывают работы (задачи) и приближают вас к целям. А такая вечерняя рефлексия по поводу сделанного за день, наряду с выполнением плана по инвестированному и учтенному времени, позволит почувствовать удовлетворение и лучше засыпать.
- Используйте другие принципы планирования по необходимости. В мире существует множество других принципов, которые можно использовать в планировании. Ставьте гипотезы, почему они вам помогут, и тестируйте. Например, вы можете использовать принцип таймбоксинга, то есть заранее выделить определенное время на работу по написанию заготовки. Или принцип «не делаю ничего, что не записано» (за исключением того, что можно сделать быстро, в течение пары минут).
- Не пытайтесь сформулировать сразу все работы по проекту. Иногда вы в порыве планирования хотите расписать максимальное число задач по каждому проекту, отсюда получается перечень задач, в котором записаны десятки и сотни дел. Такая детализация задач на весь горизонт планирования расфокусирует ваше внимание. Рекомендуется на каждый проект формулировать не более 2–3 главных задач на ближайший этап, а если вам хочется сформулировать больше, то можете в третьей работе записать все остальное, что вам представляется сейчас важным[10]. После выполнения работ по первым двум задачам, вы сможете сформулировать следующие две главные задачи по данному проекту. Если же мелких работ много, то можно попробовать сформировать из них чек-листы.
- Разделяйте работы на Важные-Текущие**,** Постоянные-Временные**, Плановые-Срочные****.** При составлении задач в стратегировании и моделировании вы можете их сразу разделять на разные типы, но можно это делать при формулировании работ. Важные работы должны быть запланированы на каждый день, они должны быть защищены и реализовываться в такие слоты времени, в которые меньше всего вероятны случайности. Например, желательно Важное реализовывать в первой половине дня, а Текущее – во второй половине дня.
Подробнее об этом можете прочесть в руководстве «Введение в системное мышление». ↩︎
Хотя если у вас есть время на то и на другое, и на выполнение всех работ, то можно не выбирать. Но если приходится выбирать, то хорошее планирование приводит к тем же эффектам, что и медитация: уменьшению стресса и тревоги; улучшению фокуса и концентрации; повышению самосознания; улучшению эмоционального благополучия и т. п. ↩︎
Хотя это не касается того периода, когда мы только ставим новую практику. ↩︎
Для этого можно заранее специально сформировать список работ. ↩︎
Что тоже является ресурсом для выполнения работ и учитывается в планировании. ↩︎
При этом часто проекты никак не связаны между собой, или внутри одного проекта разные люди, ответственные за разные задачи, имеют свои независимые дедлайны. Все это не особо влияет на качество создаваемой системы, потому что, скорее всего, все эти дедлайны взяты с потолка. Поэтому они постоянно отодвигаются, но ничего критического при этом не происходит. Хотя в некоторых случаях дедлайны действительно важны, и нужно закрепить это понятие за чем-то действительно важным. Например, за тем, что уберегает от фатальной ошибки. ↩︎
Когда вы занимаетесь интеллектуальной деятельностью или делаете что-то в первый раз, то невозможно точно сказать сколько времени вам понадобится. Поэтому не стоит устанавливать или соглашаться на дедлайны. Лучше выдвинуть гипотезу о том, что вы готовы выделить столько-то времени на эту работу и честно её отработать. ↩︎
Еще можно добавить, что этот рабочий продукт будет адресован какой-то другой роли. Например, бухгалтер составляет бухгалтерский баланс для налоговика. ↩︎
Можно это делать и вечером, но лучше развести это с осознанием выполненной работы в виде рабочих продуктов, чтобы насладиться результатом. ↩︎
С большой вероятностью после выполнения двух главных работ у вас появятся новые вводные, и вы сформулируете следующие две главные работы. При этом все, что вы ранее записали в третьей работе, вам может помочь в этом. ↩︎