Важное, текущее и срочное
Основные понятия: управление вниманием, стратегирование и планирование, текущие задачи, срочные задачи, важные задачи, фокус и удержание внимания, временные масштабы внимания, минимизация потерь ресурсов, осознанное реагирование.
Разделение задач (работ) на важные, текущие и срочные помогает структурировать внимание и удерживать его на ключевых аспектах деятельности, минимизируя потери ресурсов и избегая хаоса. Рассмотрим, как эти категории задач взаимосвязаны с трансдисциплиной собранности и её принципами.
Текущие задачи и стабильность внимания
Текущие задачи предполагают выполнение регулярных и плановых действий, обеспечивающих стабильность системы. Например, вы регулярно проводите встречи с командой, контролируете выполнение задач сотрудниками, и так далее. Эта плановая работа должна выполняться регулярно, с определенной периодичностью (в определённом ритме) – так же, как работает конвейер, который функционирует в определенные часы и с определенной мощностью. Например, текущие работы на автомобильном конвейере обеспечивают выпуск 50 автомобилей в день. Чтобы обеспечить этот выпуск, работники проводят сборку автомобилей из деталей, регулярно проверяют оборудование, заменяют изношенные детали, выполняют плановое обслуживание. Всё это – текущие задачи, которые выполняются в рамках регулярной текущей деятельности.
При выполнении текущих задач в числе прочего мы хотим минимизировать усилия, чтобы оставить время на задачи по развитию. Для этого:
- используются шаблоны работ и готовые методы проведения регулярных работ;
- составляется план работ на неделю, что минимизирует необходимость переключений и потерь внимания;
- задачи формулируются как можно более чётко: «что, когда, как делать и какой результат получить» на языке, понятном сотруднику-исполнителю, что позволяет уменьшить число неправильно понятных и неправильно выполненных задач. А наличие письменных (не устных!) описаний позволяет удержать внимание на основных параметрах задачи.
Стратегические сессии, включая планирование, помогают удерживать внимание на выполнении текущих задач (работ), снижая вероятность отвлечений.
Срочные задачи и внимание на восстановление плановой деятельности
Срочные задачи возникают из-за сбоев или неожиданных обстоятельств, требующих немедленного вмешательства.
Срочные работы возникают в течение дня в ситуациях, когда что-то идет не так, не по плану, и тогда требуется немедленное вмешательство. Например, если конвейер остановился или работает не с запланированной мощностью, необходимо все бросить и восстановить его работоспособность. В ИТ это может быть устранение критической ошибки в системе или восстановление доступа к данным после сбоя. В инженерии это может быть необходимость срочного ремонта оборудования, которое вышло из строя.
Когда что-то появляется в течение дня, то это не становится сразу Срочной работой[1]. Каждое новое действие (идея о незапланированном деле) проверяется: может ли она подождать до следующей сессии стратегирования и планирования? Если может подождать, то это действие записывается в мимолетные заметки, а если не может, то записывается в раздел Срочные в трекер Помодоро.
Связь с собранностью:
- осознанное реагирование на срочное вместо автоматического бросания на новое дело минимизирует потери ресурса.
- чтобы удерживать внимание на нужном, все «срочные» задачи проходят проверку: действительно ли они требуют немедленного выполнения, или могут быть отложены до следующей стратегической сессии.
Важные задачи и развитие системы
Важные задачи касаются всего того, что направлено на качественное улучшение текущего состояния (процессов, систем, мастерства и т.п.). Важные задачи направлены на улучшение текущих параметров, например, производительности и конкурентоспособности системы. Например, решение важных задач позволит выпускать не 50 автомобилей в день, а 55 автомобилей в день. В личной жизни Важное — это все проекты, связанные с обучением, или новые проекты, где предполагается инвестировать время.
Если не уделять внимание важным задачам, то система со временем морально устаревает и теряет свою эффективность. В контексте конвейера необходимо постоянно заниматься Важным, а не время от времени.
Все важные задачи должны быть поставлены в такие слоты времени, в которые наименее вероятно их не сделать. Например, поэтому обучения я ставлю сразу после завтрака, а не на вечер.
Связь с собранностью:
- Удержание внимания на важных задачах требует работы с долгосрочными временными масштабами.
- Для минимизации прокрастинации важные задачи выполняются в периоды наибольшей продуктивности, например, утром.
- Внимание фокусируется на создании новых связей и решений, что позволяет предотвращать потенциальные кризисы.
Управление вниманием между ролями
Хороший руководитель, выполняя роли операционного менеджера и менеджера организационного развития, должен гибко переключать внимание:
- Операционный менеджер: удерживает внимание на текущих и срочных задачах, обеспечивая устойчивость и реактивность системы. В сложных ситуациях приходится звать кризис-менеджера.
- Менеджер развития: фокусируется на долгосрочных изменениях, задавая вектор для роста.
Хороший руководитель умеет осознанно выполнять обе роли, разделяя свое внимание между Текущим, Срочным и Важным. Это требует мастерства стратегирования и планирования, чтобы иметь гибкость и умение расставлять приоритеты, обеспечивая как стабильную работу, так и развитие организации. Понимание различий между Текущим, Важным и Срочным помогает более эффективно управлять временем и ресурсами как в командной работе, так и в личной жизни.
Классификация задач на важные, текущие и срочные не только структурирует работу, но и помогает использовать временные масштабы внимания, снижая потери ресурсов и увеличивая фокус на достижении цели. Рациональное управление этими категориями через принципы собранности позволяет достигать баланса между реактивностью и стратегическим развитием.
Об этом подробнее в руководстве «Практики саморазвития». ↩︎