Что делает человек, занимающийся личным планированием?

Человек, исполняющий роль планировщика, переводит задачи в формулировки работ, которые должны быть расставлены по порядку и выполнены кем-то (оргзвено) в определенное время. Формулировки работ записываются в такие рабочие продукты как план, график, календарь или другие, в которых описывается горизонт планирования по проекту (по всем реализуемым проектам).

Как задачи переходят в формулировки работы?

Планировщик получает задачи, сформулированные по каждому проекту или выявленные из мимолетных заметок или полученные в течение дня (например, поручения или какие-то срочные задачи). Задачи могут быть по одному проекту или по нескольким. По каждой задаче могут стоять ориентировочные сроки исполнения. В любое время у вас могут возникнуть идеи по возможным задачам и формулировкам работ, которые можно записать в мимолетные заметки, а потом при разборе отнести их в рабочие продукты практики планирования.

Важно понимать разницу между поняти****ями «задача»****, «формулировка **работы»** и «работа». Задача содержит действие, которое должно быть выполнено в рамках проекта. Желательно, чтобы она содержала упоминание метода^[1]. Задача становится формулировкой работы^[2], когда известно:

1. Кто (оргзвено) или какой исполнитель (ФИО)^[3];
2. В какой срок^[4];
3. В какой роли;
4. По какому методу (практике);
5. С какими ресурсами (время, деньги);
6. Какой рабочий продукт должен получить в результате.

А вот «работа» – это действие, которое будет совершаться оргзвеном в определенное время в реальности. Саму «работу» нельзя путать с «формулировкой работы», а последнюю – с «задачей».

Для того, чтобы правильно сформулировать работу, планировщик должен иметь доступную информацию о наличии ресурсов (времени, средств и комплектующих) и мастерства у исполнителей.

Мы можем рассматривать себя как станок, который может делать одну операцию в определенный период времени. Поэтому надо уметь «подносить**»** к этому станку формулировки работы, чтобы он не сломался из-за неподходящей формы или чтобы ему не подсовывали сразу несколько работ, которые он не может переварить^[5]. К тому же необходимо подавать такие работы, после выполнения которых будет легче выполнить другие работы (или их уже не нужно будет выполнять).

Как расположить работы по времени?

Чтобы профессионально располагать работы по времени, необходимо отдельно изучать такие практики как управление процессами, проектами и кейсами. В этих практиках подробно излагаются теории о том, как формулировать работы и как подходить к выстраиванию работ по времени. В нашем руководстве мы изложим лишь некоторые простые и обобщенные принципы теории планирования. До того, как вы освоите теорию планирования, вы будете больше ориентироваться на ваш текущий опыт, логику и на более простые практики, такие как GTD^[6] или таймбоксинг.

Обратите внимание на то, что при распределении личных работ по времени у вас есть несколько проектов с определенными задачами, а ваш ресурс времени ограничен. При этом есть разные текущие задачи, которые у вас не выделены в отдельные проекты. Поэтому, наряду с формированием бюджета по времени на неделю, будет важно использовать такой принцип, как устранение многозадачности (избавление от мультитаскинга), что будет означать, в числе прочего, сокращение количества приоритетных проектов.

Также важно отметить, что планировщик работает на разных временных промежутках. Например, он решает, чем ему заняться прямо сейчас: возникло дело на 2 минуты и легче его сделать сразу, чем записывать. Но, с другой стороны, сейчас может быть неудобно прерываться, поэтому можно записать это дело в план на день и продолжить работу по плану. Также планировщик решает, что он будет делать в течение следующего часа, дня, недели, месяца или года. Но чем дальше горизонт планирования, тем менее детально может выглядеть перечень задач.

Кроме того, планировщик должен знать, какими ресурсами он располагает. В целом, у вас есть 4–9 часов активного времени в день, которые вы можете использовать на рабочие и личные проекты. Причем на интеллектуальную работу обычно приходится не более половины. А еще у вас есть 2–4 часа на досуг. Время досуга и работы взаимозаменяемое. Рекомендуется осознавать доступное вам время в течение дня, недели и на другом временном промежутке, на котором происходит планирование^[7]. Отличный ориентир – 6-8 часов учтенного времени в день, в том числе 2-4 часа инвестированного времени. В зависимости от степени мастерства инвестирования и учета времени у вас есть от 20 до более 50 часов в неделю, которым вы можете распоряжаться, составляя бюджет времени.

При этом если вы заболели, то планировщик как бы транслирует стратегу, что работы по всем проектам приостановлены из-за отсутствия ресурса. И после болезни придется заново провести стратегирование и последующее планирование. И тогда, возможно, придется наверстывать упущенное, однако, это необходимо делать в соответствии с принципами практики организации досуга, чтобы быстро не перегореть.

В итоге получается, что для разных временных промежутков и для разных контекстов будут работать свои принципы теории. Вам придется каждый раз находить свои варианты решения того, как выстраивать работы по времени. Но после изучения данного раздела руководства у вас в арсенале появится набор принципов теории, которые вы сможете применять по необходимости^[8].

---

1. И главный вопрос тут: как заранее провести «логическое планирование», чтобы определить необходимые практики. Какие вообще методы/практики применять, какими практиками лечить пациента, когда ещё непонятно, чем он болеет? Какими практиками изготавливать систему, если пока неизвестно, из чего она будет сделана? А вот когда на эти вопросы есть ответы в виде задач, расположенных в логическом порядке (логическое время), то далее в рамках операционного менеджмента формулируем работы в физическом времени. ↩︎

2. Еще задача может быть разбита на несколько работ. ↩︎

3. В личных проектах оргзвено – это вы сами, но в ваших проектах могут участвовать другие люди (члены семьи). ↩︎

4. В задаче можно указать желаемый срок исполнения работы, но в процессе планирования эта дата скорее всего изменится, поскольку планировщик видит картину по-своему, и ему необходимо учитывать множество аспектов, в том числе и наличие ресурсов. ↩︎

5. В том числе необходимо быстро решать, что делать, когда постоянно сыпятся новые задачи в течение дня. ↩︎

6. https://ru.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done ↩︎

7. Для этого, в частности, в практике инвестирования и учета времени мы говорили о целевом показателе времени фокусировки на день. ↩︎

8. Это все равно, что иметь чемоданчик с инструментами, которыми вы можете пользоваться. Но для того, чтобы сделать определенную работу, необходимо выбрать нужный инструмент. ↩︎